Behandling af personoplysninger




Nedenfor finder du oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i ansøgningsprocessen. Det gælder uanset, om du ansøger uopfordret eller ansøger en konkret stilling, lære-/elevplads eller praktikplads.


Behandling af personoplysninger ved ansøgning
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i ansøgningsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling eller plads hos Fynbo Foods A/S. Dette gælder også uopfordrede ansøgninger, som vi vurderer konkret.


Når du søger en stilling eller plads hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig.


De oplysninger, vi behandler i ansøgingsprocessen, vil ofte være almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold. Nedenfor kan du læse nærmere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling eller plads hos os.


Hvis du har spørgsmål vedr. vores behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os:


Fynbo Foods A/S
Sigenvej 9, 9760 Vrå
CVR-nr.: 26612608 
Kontaktperson: Juridisk rådgiver og HR chef Maria Bukdahl Rukjær 
E-mail: persondata@fynbofoods.dk
Tlf.nr. 98 99 68 00


Når vi modtager din ansøgning
Når vi modtager din ansøgning, får du hurtigst muligt en bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget.


I ansøgningsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det vil typisk være oplysninger som navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, ægteskabelig status, børn, uddannelse(r), karrierehistorik, faglige og personlige kompetencer, kørekortoplysninger (truckcertifikat) og anbefalinger/referencer. Du registrerer dine oplysninger i vores online rekrutteringssystem, der leveres af HR-SKYEN ApS, som derved er databehandler.


Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.


Vi vurderer ansøgningen
Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling eller plads. Når vi har læst ansøgningerne igennem, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette hurtigst muligt og senest, når ansættelse af en anden kandidat har fundet sted.


Hvis du har sendt eller afleveret en uopfordret ansøgning, vurderer vi din ansøgning konkret og ser på, hvorvidt der i forhold til din profil og kompetencer er en relevant ledig stilling eller plads i organisationen. Er det tilfældet, indkaldes du til samtale(r). Er det ikke tilfældet, gemmer vi dine data i 6 måneder med henblik på, at en evt. ledig stilling eller plads kan dukke op. Du kan til enhver tid slette dine data via linket i den mail, du modtager som bekræftelse på, at vi har modtaget din ansøgning. Alternativt kan du kontakte os via persondata@fynbofoods.dk. Inden udløbet af de 6 måneder modtager du en mail fra os i forhold til, om du ønsker, at vi gemmer dine data i en yderligere periode.


Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale
I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre ansættelsesforløb.


Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.


Oplysninger fra sociale medier
Ved rekruttering til stillinger eller pladser med fokus på kunde- og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager søgning på sociale medier som f.eks. LinkedIn, Facebook og Instagram. Søgning på Google kan også finde sted.


Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.


Oplysninger fra personlighedstest
I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører vi en personlighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling.


Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden testen gennemføres.


Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.


Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver
I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.


Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel for at behandle oplysningerne, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere.


Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.


Opholds- og arbejdstilladelse
Det er en betingelse for ansættelsen, at du har ret til at opholde dig og arbejde i Danmark. For at sikre dette beder vi om en kopi af dit pas i forbindelse med ansættelsen.


Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have EU-opholdskort eller arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, indhenter vi også kopi af disse fra dig.


Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt EU-opholdskort eller arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5.


Opbevaring og sletning
Hvis du får afslag i forhold til en konkret stilling eller plads, du har søgt, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig snarest muligt, med mindre du har givet samtykke til længere opbevaring. Dog sletter vi en eventuel personlighedstest straks efter, vi har givet afslag. Ønsker vi at gemme din ansøgning i længere tid, beder vi om dit samtykke. Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af ansøgningsprocessen, i din personalemappe.


Har du sendt en uopfordret ansøgning, gemmer vi dine data i 6 måneder med henblik på, at en evt. ledig stilling eller plads kan dukke op. Du kan til enhver tid slette dine data via linket i den mail, du modtager som bekræftelse på, at vi har modtaget din ansøgning. Alternativt kan du kontakte os via persondata@fynbofoods.dk. Inden udløbet af de 6 måneder modtager du en mail fra os i forhold til, om du ønsker, at vi gemmer dine data i en yderligere periode.


Andre modtagere, der kan behandle dine personoplysninger
I forbindelse med ansættelsesprocessen er der andre, der vil modtage dine personoplysninger. Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks. rekrutteringsbureau, udbyder af personlighedstests eller offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob eller tilsvarende ordninger.


Dine rettigheder
Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder, se nedenfor. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os (se kontaktdetaljer længere oppe).


Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.


Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.


Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.


Ret til begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.


Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.


Ret til at transmittere oplysninger: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.


Ret til tilbagekaldelse af samtykke: Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.


Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.


Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.


Spørgsmål
Har du spørgsmål til ovenstående, kan du altid kontakte os - find kontaktinformationer øverst.


Version 3, januar 2019